warsztat 1
Metropolitalna Szkoła Prototypowania: Miejsca Trzecie
Raport #1
z warsztatów
2024-09-17, Miejska Biblioteka Publiczna
im. Bolesława Lubosza w Tarnowskich Górach
Raport przygotowany w związku z realizacją umowy nr RW/112/2024 z dnia 15.07.2024.
Podsumowanie
Warsztaty odbyły się 17 września 2024 r. w Tarnowskich Górach w budynku Miejskiej Biblioteki Publicznej. Wzięło w nich udział ok. 20 osób. Był to pierwszy krok w ramach projektu mającego na celu prototypowanie rozwiązań dotyczących przestrzeni miejskich oraz aktywizacji mieszkańców. Główny nacisk położono na współpracę między urzędnikami z różnych miast Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropolii (GZM) oraz wymianę dobrych praktyk.
Przebieg warsztatu
  • Wprowadzenie i networking: Warsztaty rozpoczęły się od prezentacji doświadczeń z projektów realizowanych w Rudzie Śląskiej. Następnie uczestnicy poznawali się nawzajem w modelu 1:2:4, co sprzyjało wzajemnej wymianie doświadczeń.
  • Prezentacja problemów przestrzennych: Uczestnicy przedstawiali „najbardziej nieprzyjazne miejsca w mieście” i analizowali, jak można je przekształcić w przyjazne przestrzenie.
  • Wizyta studyjna: Odbyła się w lokalu przy ul. Jurczyka 1, gdzie uczestnicy rozważali jego przekształcenie w Centrum Aktywności.
  • Tworzenie person i planowanie badań: Uczestnicy opracowywali profile użytkowników CAM oraz tworzyli wstępne hipotezy dotyczące potrzeb społecznych, planując metodologię badań i scenariusze wywiadów.
  • Catering i materiały dla uczestników. Organizator warsztatów zapewnił catering oraz niezbędne materiały dla uczestników.
Kluczowe wnioski
  • Potrzeba integracji usług: Zidentyfikowano konieczność tworzenia centrów, które łączą usługi społeczne, kulturalne i edukacyjne, odpowiadając na różnorodne potrzeby mieszkańców.
  • Znaczenie elastyczności: Uczestnicy podkreślali, że centra muszą być otwarte na różnorodne grupy społeczne, a harmonogram ich działań powinien uwzględniać specyfikę życia codziennego mieszkańców, np. dzieci, które są bardziej dostępne w weekendy.
  • Współpraca z lokalną społecznością: Uczestnicy zgodzili się, że ważnym elementem projektu jest stałe angażowanie mieszkańców i innych lokalnych interesariuszy w procesy decyzyjne.
Warsztaty zakończyły się podziałem zadań, a kolejny etap to opracowanie szczegółowego modelu działania CAM oraz dalsze prace nad prototypowaniem rozwiązań.
Cele projektu MSP
Współpraca międzymiejska
Zwiększenie współpracy między urzędnikami z różnych miast GZM poprzez wymianę doświadczeń, najlepszych praktyk i wspólne tworzenie projektów.
Prototypowanie rozwiązań
Rozwiązywanie problemów społecznych i urbanistycznych z wykorzystaniem metody prototypowania, co pozwala na szybkie testowanie i doskonalenie rozwiązań.
Tworzenie miejsc trzecich
Koncentracja na tworzeniu Centrów Aktywności Mieszkańców, które stanowią otwarte przestrzenie dla mieszkańców, promując integrację, aktywność społeczną i rozwój lokalnych społeczności.
Modelowe rozwiązanie
Opracowanie modelowego rozwiązania, które może być wdrożone we wszystkich gminach członkowskich GZM, dostosowując się do specyfiki poszczególnych lokalizacji i potrzeb mieszkańców.
Harmonogram projektu
Nasz projekt ma harmonogram, który obejmuje szereg kluczowych etapów. Rozpoczniemy od przeglądu dobrych i złych praktyk, aby zrozumieć, co sprawdza się najlepiej. Następnie opracujemy model działania, który będzie podstawą naszych dalszych prac.
Kolejny krok to prototypowanie - to kluczowy moment, w którym sprawdzimy nasze pomysły w praktyce. Później zorganizujemy warsztat, podczas którego będziemy mogli przetestować nasz prototyp. Po tych intensywnych fazach przejdziemy do podsumowania i wyciągnięcia wniosków, a na koniec zweryfikujemy nasz manual.
Plan działań

1

Dobre i złe praktyki
17.09.2024 - Tarnowskie Góry

2

Opracowanie modelu działania
15.10.2024 - Metrolab

3

Prototypowanie
19.11.2024 - Metrolab

4

Warsztat / Prototyp
17.12.2024 - Tarnowskie Góry

5

Podsumowanie prototypu
21.01.2025 - Metrolab

6

Weryfikacja manuala
18.02.2025 - Tarnowskie Góry
Wyniki projektu
Modelowe rozwiązanie
Wzorcowy projekt Centrum Aktywności Społecznej dla gmin GZM, który stanowi kompleksowy przewodnik po tworzeniu i zarządzaniu tego typu miejscami. Zawiera szczegółowe informacje o infrastrukturze, działalności, programach i zarządzaniu, a także przykładowe rozwiązania i dobre praktyki.
Podręcznik dla gmin GZM
Instrukcja tworzenia Centrów Aktywności Społecznej z dobrymi praktykami, która zawiera cenne wskazówki, przykłady i analizy, które pomogą gminom w efektywnym wdrażaniu i zarządzaniu Centrami Aktywności Społecznej. Podręcznik został stworzony na podstawie przeprowadzonych badań, analizy dobrych praktyk i wiedzy ekspertów.
Raporty z warsztatów
Dokumentacja wszystkich etapów projektu w formie elektronicznej i papierowej, która stanowi zbiór informacji o przebiegu warsztatów, ich uczestnikach, wynikach dyskusji i wypracowanych wnioskach. Raporty są dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron i stanowią cenne źródło informacji o projekcie.
Plan spotkania #1
Powitanie przez GZM, UMTG, NSM
Przedstawienie wyników z projektu w Rudzie Śląskiej.
Networking: poznajemy się w modelu 1:2:4
Krótkie rozmowy w parach, małych grupach, a następnie całej grupie.
Prezentacja: „Najbardziej nieprzyjazne miejsce w mieście”
Analiza możliwych wartości dla budowy rozwiązania najlepiej odpowiadającego na potrzeby użytkowników.
Prezentacja UMTG: potrzeby dotyczące użytkowników
Omówienie specyficznych wymagań miejsca i jego użytkowników.
Dyskusja: stworzenie kart opisu pomysłu
Grupy robocze tworzą opisy rozwiązań na podstawie dyskusji.
Wizyta studyjna
Oglądanie lokalu przy ul. Jurczyka 1.
Tworzenie person: opracowywanie profili użytkowników
Formułowanie pierwszych hipotez dotyczących problemów i potrzeb.
Planowanie badań: opracowanie planu badawczego i scenariuszy wywiadów
Wstępne projektowanie metodologii badań z użytkownikami.
Prezentacja Łukasz Szczęsny (Tenka): case-study
Przykład dobrych praktyk i wniosków z Sandomierza.
Podział zadań
Potrzeby uczestników
Wzajemne inspirowanie się
Uczestnicy pragną czerpać inspirację od innych, dzieląc się pomysłami i rozwiązaniami stosowanymi w różnych miastach. Wspólne inspirowanie się wspiera rozwój kreatywności i innowacyjnych podejść do projektów.
Wymiana dobrych praktyk
Istotnym celem jest wymiana sprawdzonych metod i doświadczeń, które okazały się skuteczne w innych miejscach. Dzieląc się praktykami, uczestnicy mogą unikać powielania błędów i przyspieszać rozwój swoich inicjatyw.
Sieciowanie
Uczestnicy chcą nawiązywać nowe kontakty i tworzyć sieć współpracy z osobami o podobnych zainteresowaniach i wyzwaniach. Sieciowanie umożliwia wzajemne wsparcie, a także rozwój projektów na poziomie regionalnym i krajowym.
Możliwość przeniesienia przykładów
Uczestnicy oczekują, że poznane projekty i rozwiązania będą możliwe do wdrożenia w ich własnych miastach. Kluczowym elementem jest możliwość adaptacji dobrych praktyk w lokalnych warunkach.
Rozwiązywanie wspólnych problemów
Uczestnicy szkoły chcą pracować nad rozwiązywaniem wspólnych wyzwań związanych z aktywizacją mieszkańców, przestrzeni publicznych i budową centrów aktywności miejskiej.
Stworzenie manuala - ścieżki do wypracowania centrum aktywności
Ważnym celem jest stworzenie przewodnika krok po kroku, który będzie stanowił wsparcie przy zakładaniu centrum aktywności dla mieszkańców. Manual ma obejmować konkretne kroki i wytyczne ułatwiające realizację projektów.
Wykorzystanie zdobytej wiedzy w przyszłej pracy
Uczestnicy oczekują, że wiedza zdobyta podczas szkoły prototypowania będzie praktyczna i możliwa do zastosowania w ich przyszłych projektach i pracy zawodowej.
Zebranie doświadczeń z różnych miast
Kluczowym celem jest poznanie doświadczeń z innych miast, co umożliwi lepsze zrozumienie różnorodnych problemów i rozwiązań związanych z tworzeniem miejsc aktywności miejskiej.
Strona WWW z algorytmem postępowania przy tworzeniu CAM
Uczestnicy oczekują dostępu do strony internetowej, na której znajdą algorytm kroków do tworzenia centrum aktywności miejskiej (CAM), co ułatwi im planowanie i realizację projektów.
Wymagania
Cel projektu
Stworzenie dostępnej i funkcjonalnej przestrzeni dla organizacji pozarządowych, urzędników oraz lokalnej społeczności.
Elementy przestrzeni
  • Sala konferencyjna z ekranem i rzutnikiem.
  • Kameralna sala spotkań.
  • Kącik kawowy do integracji.
  • Szafki na dokumenty (zamykane).
  • Toaleta dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
  • Ogród z tarasem i miejscami do pracy na świeżym powietrzu.
Funkcje
  • Przestrzeń pracy dla NGO, centrum edukacji, miejsce wydarzeń kulturalnych oraz spotkań lokalnych grup.
Kluczowe potrzeby
Elastyczność, dostępność, wygoda, integracja, technologia (Internet, sprzęt multimedialny).
Grupy docelowe
NGO, grupy nieformalne (młodzież, seniorzy), mieszkańcy, osoby z niepełnosprawnościami.
Przestrzeń zewnętrzna
Ogród i taras jako miejsce spotkań, odpoczynku oraz wydarzeń plenerowych.
Priorytety
Inkluzywność, elastyczność, wspólnotowość, bezpieczeństwo, wsparcie dla lokalnej społeczności.
Zagrożenia
Problemy związane z przestrzenią i infrastrukturą
Ograniczona przestrzeń – zbyt wiele funkcji na małej powierzchni. Współdzielona przestrzeń z lokalami mieszkalnymi – potencjalne konflikty. Brak miejsc postojowych dla niepełnosprawnych. Niewystarczająca liczba toalet – kolejki podczas wydarzeń. Oddziaływanie lokalu na otoczenie – wpływ na sąsiadujące obszary.
Wyposażenie i aranżacja przestrzeni
Zbyt ładna, sterylna aranżacja wnętrza – brak swojskości i przyjazności. Tanie i nietrwałe przedmioty – ograniczona trwałość wynikająca z przepisów o zamówieniach publicznych. Brak przestrzeni wspólnej do spotkań, np. kuchni z ekspresem do kawy. Kto będzie sprzątał pomieszczenia i na jakich zasadach?
Zarządzanie i organizacja
Perfekcjonizm i brak elastyczności – sztywne procedury ograniczają innowacyjność. Brak szkoleń dla pracowników – niewystarczające przygotowanie do pracy w CAM. Brak etatów oddelegowanych do opieki nad CAM. Środki finansowe na zapewnienie ciągłości działania – brak stabilności finansowej.
Społeczność i relacje międzyludzkie
Dysproporcja w rozumieniu pojęcia odpowiedzialności za dobro wspólne. Brak asertywności – zbyt duża dostępność pracowników, brak granic. Negatywne nastawienie do ludzi – brak zaufania i pozytywnej atmosfery. Zakładanie najgorszych scenariuszy i złych intencji – brak dobrej woli. Brak słuchania potrzeb mieszkańców – „urzędnik wie lepiej”. Brak zaufania w społeczności.
Biurokracja i przepisy
Rozbudowana biurokracja – skomplikowane procedury zniechęcają do korzystania z CAM. Skomplikowany język komunikatów i przepisów prawnych. Urzędnik, który nie służy społeczności – brak wsparcia ze strony administracji. Co tak naprawdę będziemy mieć z tej inwestycji? – brak jasności co do korzyści płynących z CAM.
Karta pomysłu
Opis
Urząd Miasta Tarnowskie Góry tworzy Centrum Aktywności Mieszkańców w lokalu przy ul. Jurczyka (70,89 m²) z możliwością zagospodarowania przylegającego podwórza. Celem jest stworzenie przestrzeni integrującej i aktywizującej społeczność lokalną.
Cel główny
  • Przekształcenie lokalu w nowoczesne i wielofunkcyjne Centrum Aktywności Mieszkańców, które odpowiada na potrzeby lokalnej społeczności, łącząc usługi społeczne, kulturalne i edukacyjne.
Cele szczegółowe
  • Opracowanie i wdrożenie modelu funkcjonowania centrum, który integruje usługi społeczne, kulturalne oraz edukacyjne, przyciągając różnorodne grupy społeczne.
  • Stworzenie przestrzeni sprzyjającej współpracy, wymianie doświadczeń oraz integracji społecznej, umożliwiającej organizowanie spotkań, warsztatów, szkoleń oraz wystaw.
  • Zapewnienie, że centrum będzie działać zgodnie z potrzebami mieszkańców poprzez włączenie ich w konsultacje społeczne oraz współpracę z NGO, które realizują działania dla społeczności.
Zakres
  • Opracowanie planu remontu i adaptacji lokalu oraz podwórza Przygotowanie szczegółowego planu adaptacji przestrzeni, uwzględniającego potrzeby mieszkańców i funkcjonalność centrum, w tym zapewnienie dostępności dla wszystkich użytkowników.
  • Opracowanie modelu biznesowego/społecznego dla centrum Stworzenie długoterminowej strategii działania Centrum Aktywności Mieszkańców, która zapewni jego zrównoważony rozwój. Model będzie obejmować współpracę z organizacjami pozarządowymi (NGO) oraz finansowanie działań skierowanych na lokalną społeczność.
Zakres - c.d.
  • Wsparcie dla organizacji pozarządowych (NGO) Pomoc w pozyskiwaniu środków dla NGO, aby wspierać ich działania na rzecz lokalnej społeczności oraz ułatwiać współpracę w ramach Centrum Aktywności Mieszkańców.
  • Zarządzanie i organizacja pracy centrum Ustalenie harmonogramu pracy, w tym zorganizowanie czasu zadaniowego dla pracowników zajmujących się CAM po godzinie 15:30, aby zapewnić ciągłość wsparcia dla użytkowników w godzinach pozasłużbowych.
Rezultaty
  1. Kompleksowy projekt architektoniczno-budowlany Projekt adaptacji lokalu oraz podwórza, uwzględniający potrzeby mieszkańców i dostępność dla różnych grup użytkowników, w tym osób niepełnosprawnych.
  1. Model działania centrum w krótkim i długim okresie Opracowany model biznesowy i społeczny funkcjonowania centrum, który w początkowej fazie zakłada zarządzanie lokalem przez Urząd Miasta, a w dalszym okresie możliwe przekazanie zarządzania organizacji pozarządowej (NGO). Model będzie obejmował strategię finansowania i współpracę z NGO oraz lokalnymi partnerami.
  1. Blueprint usługowy Szczegółowy plan usług oferowanych przez centrum, obejmujący organizację wydarzeń kulturalnych, szkoleń, warsztatów, spotkań NGO oraz innych działań aktywizujących lokalną społeczność. Blueprint określi ścieżki realizacji tych usług w zależności od potrzeb mieszkańców.
  1. Podręcznik operacyjny Praktyczny podręcznik zawierający wytyczne dotyczące zarządzania i funkcjonowania centrum, w tym zasady współpracy z NGO, szczegółowy opis procedur związanych z codziennym zarządzaniem CAM oraz mechanizmy konsultacyjne z mieszkańcami.
Korzyści i Koszty
  • Korzyści: Stworzenie nowoczesnej przestrzeni wspierającej integrację i aktywizację społeczną.
  • Koszty: Koszty remontu i adaptacji lokalu oraz zagospodarowania podwórza.
Interesariusze
Zaangażowanie interesariuszy
Tworzenie person
Zebranie danych
Gromadzenie informacji o przestrzeni, użytkownikach i problemach na podstawie materiałów z prezentacji.
Gromadzenie informacji
Identyfikacja grup użytkowników i analiza głównych grup użytkowników pod kątem ich potrzeb, oczekiwań i problemów.
Opracowanie wstępnych person
Tworzenie profili typowych użytkowników, uwzględniając ich cele, bariery i wymagania wobec przestrzeni.
Testowanie założeń
Przeprowadzanie wywiadów i obserwacji w celu sprawdzenia, jak użytkownicy korzystają z przestrzeni.
Zbieranie danych
Gromadzenie danych jakościowych i ilościowych na temat zachowań użytkowników i ich satysfakcji.
Analiza i poprawa person
Porównanie danych z pierwotnymi personami i wprowadzenie poprawek, aby dopasować je do realnych potrzeb.
Finalizacja
Tworzenie ostatecznych profili użytkowników, które będą stanowić podstawę do dalszych działań projektowych.
Anna Kowalska (35)
Mieszkanka Tarnowskich Gór, matka dwójki dzieci, nauczycielka w lokalnej szkole podstawowej. Zainteresowania: warsztaty rozwoju osobistego, zajęcia dla dzieci, lokalne wydarzenia kulturalne.
Potrzeby: miejsce, gdzie może spędzać czas z dziećmi, uczestniczyć w warsztatach i spotkaniach integracyjnych. Obawia się, że oferta nie będzie dostosowana do potrzeb rodzin.
Zuzanna Kowalczyk (13)
Uczennica, 13 lat. Zainteresowana sztuką, muzyką i sportem. Chce mieć miejsce, gdzie może rozwijać swoje pasje i spędzać czas z rówieśnikami.
Obawia się, że oferta może być niewystarczająca lub nieatrakcyjna.
Marcin Nowak (42)
Joanna Malinowska (45)
Dyrektor lokalnej szkoły podstawowej. Zainteresowana współpracą z centrum w zakresie organizacji zajęć pozalekcyjnych i wydarzeń edukacyjnych. Obawia się jednak, że oferta może nie być wystarczająco różnorodna lub warunki współpracy będą zbyt wymagające finansowo.
Marcin Kwiatkowski (25)
Mieszkaniec Tarnowskich Gór poruszający się na wózku inwalidzkim. Programista i freelancer, zainteresowany technologiami, warsztatami komputerowymi, grami planszowymi oraz integracją społeczną.
Potrzebuje przestrzeni dostępnej dla osób z niepełnosprawnościami, gdzie może uczestniczyć w wydarzeniach i organizować własne inicjatywy. Obawia się, że centrum nie będzie odpowiednio dostosowane i oferta nie uwzględni jego zróżnicowanych zainteresowań.
Katarzyna Zielińska (50)
Piotr Wiśniewski (55)
Członek Rady Miejskiej Tarnowskich Gór. Zainteresowany rozwojem infrastruktury miejskiej i wspieraniem inicjatyw społecznych. Liczy na sukces projektu, który przyniesie korzyści lokalnej społeczności. Obawia się jednak trudności w realizacji, przekroczenia budżetu lub braku akceptacji społecznej.
Plan badań

1

Przygotowanie
Opracowanie scenariusza wywiadów, lista potencjalnych uczestników, kontakt i umówienie terminów.

2

Przeprowadzenie wywiadów
Wywiady z interesariuszami wg scenariusza, nagrywanie lub notatki, przesłanie do Pawła.

3

Analiza danych
Analiza zebranych danych, identyfikacja kluczowych wniosków. Podsumowanie w raporcie.

4

Prezentacja wyników
Opracowanie prezentacji dla zespołu i interesariuszy na stronie 3miejsce.pl Organizacja spotkania Szkoły Prototypowania.
Hipotezy robocze
Hipotezy robocze
Miejsca i potrzeby
Studium przypadku: Sandomierz
Łukasz Szczęsny, Tenka
W prezentacji omówiono case study z Sandomierza, dotyczące działań Fundacji, która zarządzała kilkoma niezależnymi projektami, takimi jak hotel, spiżarnia i inkubator rolniczy. Głównym wyzwaniem było brak koordynacji między tymi działalnościami, co skutkowało niewykorzystanym potencjałem, szczególnie w weekendy, kiedy turystyka w regionie osiąga szczyt.
Zespół przeprowadził audyt, analizując działania fundacji i interakcje z użytkownikami, w tym rolnikami i turystami. Zidentyfikowano problemy, takie jak brak spójności w ofercie i słaba komunikacja między projektami. Kluczową propozycją była integracja działań poszczególnych jednostek, np. połączenie spiżarni z restauracją i hotelami, oraz włączenie produktów z inkubatora do oferty restauracji. Ważnym aspektem było również edukowanie rolników i wprowadzenie rozwiązań zwiększających efektywność inkubatora.
Propozycje usprawnienia obejmowały poprawę promocji, lepsze zarządzanie sezonowością działalności oraz bardziej skoordynowane działania pomiędzy poszczególnymi elementami Fundacji, co miało na celu stworzenie spójnego ekosystemu, który napędzałby wzajemnie swoje działania.
Zaplanowanie działań
Infrastruktura i zarządzanie przestrzenią
  • Wydzielenie miejsc parkingowych dla użytkowników CAM
  • Uwzględnienie odpowiedniej ilości miejsc parkingowych, w tym dla osób niepełnosprawnych, co wpływa na dostępność centrum.
Analiza potrzeb społeczności i użytkowników
  • Poznanie potrzeb społeczności lokalnej
  • Zbadanie potrzeb i oczekiwań mieszkańców, aby dostosować ofertę CAM do lokalnych realiów i grup docelowych.
Program działań i oferta CAM
  • Dzieci w tygodniu nie przyjdą, bo mają liczne zajęcia pozaszkolne, CAM musi być dla nich otwarte w soboty
  • Dostosowanie harmonogramu CAM do różnych grup użytkowników, w tym dzieci, które mogą odwiedzać centrum głównie w weekendy.
Partnerstwa i organizacja pracy
  • Nawiązanie partnerstwa z sąsiadami, budynkami przyległymi
  • Zbudowanie relacji z sąsiadami i innymi instytucjami w okolicy CAM w celu poprawy współpracy i lepszego zarządzania przestrzenią.